Es prácticamente imposible negar la importancia que tiene Internet en las sociedades actuales. Debido a sus características técnicas, esta tecnología se ha ganado un lugar importante en los diversos sectores productivos de casi cualquier país.

De manera implícita, la transversalidad de Internet ha impulsado cambios radicales en los hábitos de trabajo de las personas. Por ello, aprovechar las herramientas que ofrece Internet para mejorar tu productividad es más una necesidad que un lujo para geeks.

(Casi) cualquier lugar es bueno

Cafeterías, restaurantes, aviones, autobuses… prácticamente cualquier lugar con una silla y con acceso a Internet resulta suficiente para que una persona avance alguna tarea pendiente relacionada con su trabajo. Los ejemplos -particularmente familiares para muchos reporteros- se han extendido rápidamente en los últimos años.

Sin embargo, el escenario podría no ser del todo positivo para las personas. Mariel García, especialista en herramientas de TIC para el cambio, hace patente su preocupación por una generación que hace uso de las herramientas basadas por Internet para trabajar con mayor comodidad, pero que se aleja de algunos beneficios básicos:

«Tiene implicaciones desagradables, pues significa, muchas veces, engrosar las filas del empleo sin prestaciones sociales o pertenecer a una generación que difícilmente podrá jubilarse con una percepción mensual digna o adquirir bienes raíces.

En estos casos, las aplicaciones basadas en Internet pueden ofrecer soluciones que ayuden a organizar las cargas de trabajo a fin de abrir la posibilidad de acceder a este tipo de beneficios. Para muchos freelancers, la clave del éxito se encuentra en distribuir adecuadamente las aportaciones que realizan a diversos proyectos, sin caer en la saturación.

office-336368_1280La tecnología ofrece soluciones diversas, pero un factor determinante es el uso personalizado que cada usuario le da. Mientras algunas personas siguen prefiriendo tener una lista de pendientes anotada en una libreta, otras han optado por apropiarse de la tecnología y combinar las ventajas que ofrecen las diversas aplicaciones y los dispositivos existentes en el mercado.

¿Cuáles elegir?

Una de las principales características de Internet es que fomenta la innovación sin pedir permiso. Cualquier persona puede proponer ideas y echarlas a andar prácticamente con facilidad. Esto ha llevado a una diversidad impresionante de soluciones basadas en Internet y tecnología.

En un rango tan diverso, es probable que las herramientas de acceso gratuito tengan mayor preferencia por parte de los usuarios. Tal es el caso de las herramientas de Google, pensadas en una integración plena entre sí y en la interoperabilidad y la compatibilidad con dispositivos diversos.

Además de las aplicaciones típicas para editar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones, la empresa cuenta con Keep, una aplicación que permite tomar y organizar notas y listas. Keep integra recordatorios por hora y localización, así como un esquema de colores para las notas guardadas.

Google ofrece también Calendar, una aplicación útil para agendar eventos, incluso en automático desde una dirección de correo electrónico de la misma empresa. La aplicación también es útil para generar recordatorios y para buscar espacios libres en las agendas de personas muy ocupadas.

ipad-820272_1280Otra de las herramientas que puede ser útil es Trello. Si bien esta aplicación está pensada para el trabajo en equipo, su flexibilidad permite que cualquier persona haga uso de ella para organizar la carga cotidiana de trabajo.

Trabajar con Trello es como vivir en un pizarrón de corcho, pero en formato digital. La aplicación permite generar tableros diferentes y dentro de cada tablero, una serie de listas en forma de columna. A su vez, cada lista es capaz de almacenar tarjetas, las cuales ofrecen la posibilidad de agregar listas, archivos adjuntos, imágenes y un registro detallado de la actividad de esa tarjeta.

Escribe menos, genera más respuestas

Un set diverso de aplicaciones genera múltiples oportunidades de interacción. Tanto las herramientas descritas anteriormente como muchas otras en el mercado ofrecen la posibilidad de comunicarse con colegas y colaboradores. Sin embargo, el correo electrónico sigue destacando entre los usuarios de Internet como una de las principales herramientas de comunicación y colaboración.

Si bien las aplicaciones de mensajería instantánea son ampliamente utilizadas entre los mexicanos, los mensajes de correo electrónico mantienen un lugar privilegiado entre las herramientas de comunicación.

Cifras de la Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI) señalan que 68% de los usuarios de Internet en México hacen uso de la mensajería instantánea. El correo electrónico supera a esta categoría con un 70% de las menciones.

computer-1185567_1280Para Emma Miller, editora de Fast Company, las personas exitosas tienen algunos hábitos en el uso del correo electrónico:

  1. Envían mensajes cortos.
  2. Toman en cuenta el horario de envío.
  3. Hacen pausas antes de responder -para pensar mejor la respuesta-.
  4. Son expresivos en sus mensajes.
  5. Tienen una lista especial para mensajes enviados importantes.

En este contexto, es recomendable redactar correos de entre 50 y 125 palabras, para enviarlos al inicio de la jornada laboral o después de la comida. También es recomendable evitar el envío de mensajes durante las noches, que es cuando existe menos probabilidad de respuesta.

Por último, no hay que perder de vista que no toda la tecnología está basada en textos. Cuando un recordatorio o un mensaje de correo electrónico se torna largo y difícil de explicar, probablemente sea recomendable hacer una llamada telefónica o incluso una videoconferencia. Más vale una charla de algunos minutos que una cadena interminable de mensajes.

POB/LFJ